Khi lãnh đạo cần biết hồ sơ nào có nguy cơ trễ hạn, câu trả lời có thể đang nằm rải rác trên nhiều hệ thống: phần mềm Một cửa, bảng tính theo dõi nội bộ, báo cáo của từng bộ phận và cả những trao đổi chưa được cập nhật thành dữ liệu.

Cán bộ phải dành thời gian tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu thông tin trước khi lập báo cáo. Đến khi báo cáo được trình lên, hồ sơ có thể đã quá hạn hoặc điểm nghẽn đã kéo dài mà chưa được phát hiện kịp thời.

Sau quá trình sắp xếp đơn vị hành chính, bài toán này càng trở nên rõ nét. Xã, phường, đặc khu phải quản lý địa bàn rộng hơn, tiếp nhận thêm nhiệm vụ và phục vụ số lượng người dân lớn hơn. Tuy nhiên, dữ liệu, quy trình và công cụ điều hành chưa phải lúc nào cũng được kết nối tương ứng với quy mô quản lý mới.

Trong bối cảnh đó, Chỉ thị số 29/CT-TTg, Công văn số 2763/BKHCN-CĐSQG cùng các Công văn số 7070 và 7370/UBND-VX của TP.HCM đang tạo nên một định hướng triển khai tương đối rõ: chuyển đổi số cấp xã cần được tổ chức trong kiến trúc dùng chung, phân định cụ thể trách nhiệm giữa các cấp và đo lường kết quả bằng dữ liệu vận hành thực tế.

Các văn bản chỉ đạo mới đang phản ánh điều gì?

Công văn 2763 xác định mô hình chuyển đổi số cấp xã

Theo Công văn số 2763/BKHCN-CĐSQG ngày 29/4/2026, mô hình chuyển đổi số cấp xã được áp dụng đối với xã, phường, đặc khu và các loại hình tương đương theo quy định hiện hành.

Mô hình gồm bốn lớp kiến trúc:

• Hạ tầng số và an ninh mạng.
• Dữ liệu và nền tảng lõi.
• Ứng dụng và nghiệp vụ.
• Kênh tương tác và đo lường hiệu quả.

Hai thành phần xuyên suốt là vận hành – quản trị và nguồn lực – nhân lực.

Điểm đáng chú ý của mô hình nằm ở việc phân định rõ trách nhiệm giữa Trung ương, cấp tỉnh và cấp xã.

Trung ương cung cấp các nền tảng, cơ sở dữ liệu và dịch vụ số dùng chung ở quy mô quốc gia. Cấp tỉnh tổ chức hạ tầng, nền tảng dùng chung; kết nối dữ liệu giữa cấp xã với các hệ thống cấp tỉnh và quốc gia; đồng thời hỗ trợ vận hành tập trung.

Cấp xã khai thác các hệ thống được cung cấp, cập nhật dữ liệu địa phương, tổ chức cung cấp dịch vụ số và tương tác với người dân, doanh nghiệp theo phân cấp.

Cách tiếp cận này giúp hạn chế tình trạng mỗi địa phương đầu tư một hệ thống riêng, phát sinh chức năng trùng lặp và hình thành thêm những kho dữ liệu khó kết nối. Các nhu cầu đặc thù vẫn có thể được triển khai, nhưng phải tuân thủ kiến trúc chung và bảo đảm khả năng tích hợp, chia sẻ dữ liệu.

Chỉ thị 29 gắn tiến độ với trách nhiệm của người đứng đầu

Chỉ thị số 29/CT-TTg ngày 16/7/2026 yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện các nhiệm vụ khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong năm 2026; phấn đấu hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ và giải ngân hết kế hoạch vốn, kinh phí được giao.

Người đứng đầu các bộ, cơ quan và địa phương phải trực tiếp chỉ đạo, đồng thời chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng và hiệu quả triển khai.

Điều này đặt ra yêu cầu chuyển từ quản lý bằng danh mục nhiệm vụ sang quản lý bằng kết quả. Hiệu quả chuyển đổi số không nên chỉ được thể hiện qua số lượng phần mềm đã triển khai hoặc nhiệm vụ đã được phê duyệt, mà cần phản ánh qua những chỉ số cụ thể như:

• Tiến độ giải quyết hồ sơ.
• Chất lượng và mức độ cập nhật dữ liệu.
• Tỷ lệ cán bộ sử dụng hệ thống.
• Mức độ tự động hóa báo cáo.
• Khả năng phát hiện và xử lý điểm nghẽn.
• Mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

Khi kết quả được đo lường bằng dữ liệu vận hành, người đứng đầu mới có đủ căn cứ để nhận diện vấn đề, xác định trách nhiệm và đưa ra quyết định kịp thời.

TP.HCM cụ thể hóa cơ chế tổ chức thực hiện

Sau sắp xếp đơn vị hành chính, TP.HCM có 168 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 113 phường, 54 xã và đặc khu Côn Đảo. Thành phố cũng đã thống nhất chủ trương phân bổ 408 chỉ tiêu nhân sự từ lực lượng hoạt động không chuyên trách hiện hữu để hỗ trợ các nhiệm vụ khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

Công văn số 7070/UBND-VX tập trung vào việc rà soát tiến độ, năng lực triển khai và phương án tổ chức mua sắm hoặc thuê dịch vụ tập trung đối với những nhiệm vụ phức tạp, có tính chất dùng chung.

Tiếp đó, Công văn số 7370/UBND-VX định hướng triển khai mô hình theo phương châm: “Một dữ liệu – Một bản đồ GIS – Một hệ KPI – Một kho dữ liệu thành phố”.

Như vậy, chuỗi văn bản này xác lập một lộ trình xuyên suốt: từ kiến trúc thống nhất ở cấp quốc gia, đến trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, rồi cụ thể hóa thành nền tảng và dữ liệu dùng chung tại địa phương.

Báo cáo số không đơn thuần là đưa báo cáo giấy lên máy tính

Sự thay đổi có thể được nhìn thấy rõ nhất qua quy trình xử lý hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Trong mô hình chưa liên thông, trạng thái hồ sơ được cập nhật trên hệ thống nghiệp vụ nhưng báo cáo điều hành vẫn phải xuất ra bảng tính. Cán bộ tiếp tục kiểm tra, đối soát và tổng hợp trước khi gửi Lãnh đạo. Cảnh báo thường xuất hiện khi hồ sơ đã gần đến hạn hoặc đã quá hạn.

Lãnh đạo nhìn thấy kết quả, nhưng chưa chắc nhìn thấy vấn đề ở thời điểm cần can thiệp.

Ngược lại, khi dữ liệu được cập nhật trực tiếp từ hệ thống nghiệp vụ, dashboard có thể cho biết số lượng hồ sơ đang xử lý, hồ sơ sắp đến hạn, đơn vị đang tồn đọng nhiều công việc và công đoạn có nguy cơ trở thành điểm nghẽn.

Khác biệt giữa hai cách làm không nằm ở hình thức hiển thị, mà nằm ở chất lượng và khả năng kết nối của dữ liệu đầu vào.

Công văn 2763 yêu cầu dữ liệu được quản trị theo sáu nguyên tắc:

• Đúng: thông tin phản ánh chính xác hồ sơ và tình trạng xử lý.
• Đủ: dữ liệu có đủ trường thông tin cần thiết để phục vụ nghiệp vụ và điều hành.
• Sạch: dữ liệu sai, trùng lặp hoặc hết giá trị được phát hiện và xử lý.
• Sống: trạng thái được cập nhật kịp thời khi nghiệp vụ thay đổi.
• Thống nhất: các hệ thống sử dụng chung mã định danh, danh mục và cấu trúc dữ liệu.
• Dùng chung: dữ liệu được kết nối, chia sẻ và tái sử dụng theo đúng thẩm quyền.

Khi các nguyên tắc này được bảo đảm, lãnh đạo có thể theo dõi tình hình dựa trên dữ liệu đang phát sinh. Cán bộ cũng giảm thời gian tổng hợp, đối soát và nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống.

Đây mới là giá trị cốt lõi của báo cáo số: dữ liệu không chỉ phục vụ tổng kết công việc đã xảy ra, mà còn hỗ trợ phát hiện sớm vấn đề và điều phối nguồn lực trước khi phát sinh quá hạn.

Năm bước đưa Chính quyền số cấp Xã, Phường, Đặc khu đi vào hoạt động

Từ yêu cầu của Công văn 2763, các địa phương có thể cụ thể hóa lộ trình triển khai thành năm bước phù hợp với điều kiện thực tế.

1. Rà soát hiện trạng

Lập danh mục các quy trình, phần mềm, nguồn dữ liệu và báo cáo đang được sử dụng. Việc rà soát cần xác định rõ nơi phát sinh nhập liệu trùng lặp, dữ liệu chưa thống nhất hoặc thông tin bị chậm trong quá trình luân chuyển.

Mục tiêu của bước này không phải tìm thêm phần mềm, mà là nhận diện đúng điểm nghẽn trong hoạt động quản lý và phục vụ người dân.

2. Lựa chọn bài toán ưu tiên

Địa phương nên tập trung vào những nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả điều hành hoặc trải nghiệm của người dân, chẳng hạn:

• Theo dõi hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
• Quản lý nhiệm vụ và tiến độ thực hiện.
• Tiếp nhận, phân loại và xử lý phản ánh hiện trường.
• Quản lý đất đai, quy hoạch hoặc hạ tầng trên bản đồ GIS.
• Theo dõi các chỉ tiêu kinh tế – xã hội của địa bàn.

Triển khai theo bài toán ưu tiên giúp địa phương tạo ra kết quả cụ thể, thay vì đầu tư dàn trải nhưng khó đánh giá hiệu quả.

3. Chuẩn hóa dữ liệu và trách nhiệm cập nhật

Mỗi nhóm dữ liệu cần được xác định rõ nguồn phát sinh, biểu mẫu, mã định danh, đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật và quy tắc kiểm soát chất lượng.

Nếu không có cơ chế quản trị, dữ liệu có thể được số hóa nhưng vẫn sai lệch, thiếu thống nhất hoặc nhanh chóng mất giá trị sử dụng.

4. Tổ chức không gian làm việc số thống nhất

Theo cấu phần KTT5 của Công văn 2763, Bàn làm việc số cấp tỉnh được định hướng trở thành điểm truy cập thống nhất để cán bộ khai thác các hệ thống, cơ sở dữ liệu và công cụ làm việc dùng chung.

Cán bộ cấp xã được cấp tài khoản và phân quyền phù hợp để xử lý văn bản, hồ sơ hành chính, lịch công tác, nhiệm vụ và báo cáo trên môi trường số. Hoạt động sử dụng cần được xác thực, lưu vết và kết nối với các hệ thống dùng chung, thay vì tiếp tục phát triển những ứng dụng rời rạc tại từng địa phương.

5. Đo lường và cảnh báo trên dashboard

Dashboard cần lấy dữ liệu từ các hệ thống nghiệp vụ và hiển thị những chỉ số phục vụ trực tiếp cho điều hành.

Thay vì chỉ báo cáo tổng số hồ sơ đã xử lý, hệ thống cần hỗ trợ nhận diện hồ sơ sắp đến hạn, nhiệm vụ chậm tiến độ, đơn vị có lượng công việc tồn đọng cao hoặc địa bàn đang phát sinh nhiều phản ánh.

Chỉ số được lựa chọn phải gắn với trách nhiệm xử lý và nhu cầu ra quyết định. Dashboard chỉ có giá trị khi giúp lãnh đạo biết vấn đề đang ở đâu, ai đang phụ trách và cần ưu tiên hành động nào.

VNTT đồng hành từ yêu cầu dữ liệu đến năng lực điều hành

Thách thức của chuyển đổi số cấp xã không chỉ nằm ở công nghệ. Bài toán thực tế là kết nối được dữ liệu, quy trình và trách nhiệm giữa nhiều bộ phận trong một kiến trúc thống nhất.

Một nền tảng hiệu quả cần đáp ứng đồng thời ba yêu cầu:

• Kế thừa và kết nối các hệ thống đã có.
• Chuẩn hóa dữ liệu để có thể chia sẻ và tái sử dụng.
• Chuyển dữ liệu thành thông tin phục vụ giám sát, cảnh báo và ra quyết định.

Giải pháp Chính quyền số – Đô thị thông minh của VNTT được triển khai theo quy trình từ khảo sát nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu, tích hợp các nguồn thông tin đến xây dựng dashboard và thiết lập các kịch bản điều hành.

Những hệ thống hiện hữu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật có thể tiếp tục được kết nối và khai thác. Các nguồn dữ liệu về hồ sơ hành chính, quy hoạch, đất đai, hạ tầng, GIS, camera hoặc IoT được chuẩn hóa trước khi đưa vào lớp giám sát, phân tích và cảnh báo.

Tại Côn Đảo, VNTT đã triển khai nền tảng Digital Twin tích hợp với IOC. Hệ thống đã số hóa và hiển thị gần 439 ha quỹ đất công, đồng thời số hóa quy trình theo dõi 102 hồ sơ cấp phép xây dựng.

Dữ liệu không chỉ được thể hiện trên bản đồ mà còn gắn với vị trí, hồ sơ pháp lý và trạng thái quản lý. Nhờ đó, cơ quan chuyên môn có thể tra cứu thông tin của từng đối tượng trên cùng một nền tảng; lãnh đạo có thêm dữ liệu để giám sát và điều hành theo không gian.

Chuyển đổi số cấp xã, phường, đặc khu chỉ thực sự tạo ra giá trị khi dữ liệu phát sinh trong hoạt động hằng ngày được chuyển thành thông tin phục vụ quyết định, cảnh báo và phối hợp xử lý.

Mục tiêu cuối cùng không phải có thêm một phần mềm hay dashboard, mà là giúp chính quyền cơ sở nhìn thấy vấn đề sớm hơn, xử lý công việc nhanh hơn và phục vụ người dân hiệu quả hơn.

FAQ

Địa phương đã sử dụng Hệ thống Một cửa, Cổng Dịch vụ công và VNeID, vì sao vẫn cần nền tảng điều hành?
Các hệ thống trên phục vụ những nghiệp vụ cụ thể như tiếp nhận hồ sơ, cung cấp dịch vụ công hoặc xác thực danh tính. Lớp điều hành không thay thế các hệ thống này mà tổng hợp dữ liệu được phép khai thác thành Dashboard, KPI và cảnh báo, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ và phát hiện điểm nghẽn giữa các bộ phận.

Triển khai thêm nền tảng có làm cán bộ phải nhập liệu nhiều hơn không?
Mục tiêu là dữ liệu được cập nhật tại hệ thống phát sinh nghiệp vụ và tự động tổng hợp phục vụ báo cáo, điều hành. Nếu cán bộ vẫn phải nhập lại cùng một thông tin trên nhiều phần mềm, địa phương cần rà soát lại quy trình, nguồn dữ liệu và phương án tích hợp trước khi mở rộng triển khai.

Dữ liệu công dân và hệ thống điều hành được bảo vệ như thế nào?

An ninh mạng phải được triển khai đồng thời ở nhiều lớp: bảo vệ thiết bị đầu cuối, quản lý tài khoản và phân quyền, kiểm soát truy cập, sao lưu dữ liệu, lưu nhật ký hoạt động và giám sát sự kiện an toàn thông tin. Theo Công văn 2763, cấp xã khai thác hệ thống giám sát ATTT/SOC dùng chung theo phân cấp và phối hợp với đầu mối chuyên môn khi phát sinh sự cố.

Dịch vụ SOC của VNTT có thể hỗ trợ giám sát, phân tích cảnh báo và phối hợp ứng phó sự cố liên tục, giúp địa phương bổ sung năng lực an ninh mạng mà không phải tự xây dựng một đội ngũ SOC riêng của uỷ ban.

Liên hệ đội ngũ VNTT để nhận tư vấn giải pháp và demo thực tế cho mô hình chuyển đổi số phù hợp cho Cấp Xã, Phường, Đặc khu.

—————————–

Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)

– Địa chỉ: Tầng 16, Toà nhà WTC Tower , Số 1, Đường Hùng Vương, Phường Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh.

– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222

– Email: marketing@vntt.com.vn

– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT

– Zalo OA: https://zalo.me/1654516868936382648