1. Soạn thảo hợp đồng, báo giá:

• Tiếp nhận thông tin từ các line kinh doanh và phối hợp với kinh doanh để:

– Soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá theo yêu cầu.

– Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động bán hàng: tờ trình, công văn, thông báo, đề nghị thanh toán…

• Thực hiện trình ký hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá, dự toán theo đúng quy trình nội bộ.
• Cập nhật, theo dõi tình trạng ký duyệt và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

2. Theo dõi và quản lý hợp đồng:

• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng (thi công, cung cấp hàng hóa/ dịch vụ) nhằm đảm bảo đúng cam kết với khách hàng.
• Cập nhật danh sách khách hàng, tình trạng hợp đồng, tiến độ thực hiện và hàng hóa hàng ngày.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3. Lập đề xuất mua hàng và quản lý hàng hóa:

• Căn cứ dự toán đã được phê duyệt:

– Lập đề xuất mua hàng.

– Thực hiện đề nghị xuất kho khi hàng hóa về.

• Theo dõi tiến độ mua hàng, nhập – xuất hàng hóa.
• Cập nhật thông tin kịp thời cho Nhân viên kinh doanh để thực hiện giao hàng cho khách.

4. Xuất hóa đơn và theo dõi công nợ:

• Lập danh sách đề nghị xuất hóa đơn đảm bảo:

– Đúng thời điểm.

– Đúng nội dung hợp đồng.

– Chính xác, đầy đủ hồ sơ.

• Chuẩn bị và trình bộ hồ sơ thanh toán gửi khách hàng (nếu có).
• Theo dõi tình hình thanh toán, phối hợp với Nhân viên kinh doanh để thu hồi công nợ.

5. Báo cáo và lưu trữ:

• Lưu trữ hồ sơ bán hàng bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm của công ty.
• Tổng hợp và báo cáo định kỳ cho quản lý trực tiếp các nội dung:

– Doanh thu.

– Công nợ.

– Tiến độ mua hàng – giao hàng – nghiệm thu.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý.