Chuyển đổi số mang lại lợi ích trong việc tối ưu hóa các hoạt động bên trong, giảm thiểu rủi ro, cải thiện độ minh bạch và nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường đầy biến động này. Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc số hóa quy trình không chỉ đơn thuần là một xu hướng mà đã trở thành yếu tố quyết định cho sự sống còn và phát triển của các doanh nghiệp.
Vậy cụ thể, số hóa quy trình làm việc nội bộ mang lại những thay đổi gì, và doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu để chuyển đổi hiệu quả ? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết đây .
1. Lí do cần số hoá trong công việc
Việc duy trì mô hình truyền thống với giấy tờ và thủ tục rườm rà khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, nhân lực và khó phản ứng linh hoạt trước thay đổi thị trường. Do đó, chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển. Ứng dụng công nghệ số như văn phòng điện tử, hệ thống tự động hóa, quản trị dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm chi phí – đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Lí do cần số hoá trong công việc
2. Những khó khăn phổ biến trong mô hình vận hành truyền thống
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn vận hành theo cách truyền thống, đối mặt với hàng loạt khó khăn:
- Thiếu hiệu quả và tốn nguồn lực: Các bước xử lý thủ công, phê duyệt qua nhiều cấp không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây quá tải cho nhân viên, phát sinh sai sót và kéo dài thời gian hoàn thành công việc.
- Quy trình phức tạp, thiếu minh bạch và chuẩn hóa: Việc thiếu tiêu chuẩn rõ ràng trong quy trình, thủ tục rườm rà và không rõ trách nhiệm khiến quá trình phê duyệt bị chậm trễ, ra quyết định khó khăn và dữ liệu đầu vào dễ sai lệch Quản lý kém hiệu quả và thiếu tính liên kết
- Quản lý kém hiệu quả và thiếu tính liên kết: Lưu trữ rời rạc, khó truy xuất thông tin, thiếu hệ thống theo dõi công việc và phân quyền rõ ràng dẫn đến việc phối hợp giữa các bộ phận kém hiệu quả, trùng lặp công việc và khó kiểm soát tiến độ.
- Thiếu linh hoạt và không đáp ứng xu hướng làm việc hiện đại: Mô hình làm việc truyền thống không phù hợp với mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid), hạn chế khả năng ứng biến và thích nghi của doanh nghiệp với thị trường biến động.
3.Lợi ích khi số hóa quy trình – “Làm việc thông minh hơn”
Số hóa quy trình nội bộ mang đến cho doanh nghiệp khả năng giám sát – quản lý – đánh giá công việc toàn diện và hiệu quả hơn.
Các yếu tố đảm bảo một quy trình vận hành tối ưu
- Tăng hiệu suất, tiết kiệm thời gian:
Tự động hóa các tác vụ lặp lại như gửi email, lập báo cáo, phê duyệt hồ sơ giúp giảm thời gian xử lý, nâng cao năng suất và tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược. Khách hàng và đối tác cũng nhận được phản hồi nhanh chóng, cải thiện trải nghiệm và tăng khả năng giữ chân
- Tự động hoá quy trình làm việc:
Hệ thống văn phòng điện tử cho phép tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và thông báo tự động, giảm sai sót và đảm bảo tính nhất quán. Nhờ đó, doanh nghiệp vận hành linh hoạt, đáp ứng nhanh yêu cầu mọi lúc, mọi nơi.
- Minh bạch – kiểm soát dễ dàng:
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý kiểm soát tiến độ, phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh kịp thời. Quy trình rõ ràng, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
- Tăng kết nối – Phối hợp hiệu quả:
Các nền tảng số giúp chia sẻ thông tin, tài liệu nhanh chóng, tăng tính liên kết và phối hợp liên phòng ban. Văn phòng điện tử loại bỏ bước chồng chéo, giảm xung đột nội bộ.
4.Các bước số hoá quy trình thành công
1. Đánh giá thực trạng – Xác định điểm nghẽn:
Phân tích quy trình hiện tại để nhận diện các bước gây lãng phí, lỗi, và cần cải tiến.
2. Lựa chọn công nghệ phù hợp:
Chọn giải pháp linh hoạt, dễ triển khai, phù hợp ngân sách, dễ tích hợp – ưu tiên nền tảng đám mây/SaaS.
3. Triển khai từng bước – Không dàn trải:
Bắt đầu từ các bước nhỏ, đo lường hiệu quả, sau đó mở rộng để kiểm soát rủi ro và chi phí.
4. Ưu tiên các quy trình dễ đo lường hiệu quả:
Số hóa các bước như phê duyệt, xử lý hồ sơ… để tiết kiệm và nâng cao hiệu quả, cần thiết lập KPI rõ ràng.
5. Đào tạo nhân sự – Xây dựng tư duy số hóa
Nhân viên cần được đào tạo để hiểu và chấp nhận công nghệ, giảm kháng cự khi thay đổi.
6.Đo lường – Điều chỉnh – Tối ưu hóa liên tục
Theo dõi hiệu quả để điều chỉnh, đảm bảo quá trình số hóa thích ứng với thị trường.
Các bước số hoá quy trình thành công
5. Case study: Doanh nghiệp thành công khi áp dụng chuyển đổi số .
Theo thông tin từ công ty Meyer Logistik, là công ty hàng đầu ở Đức trong lĩnh vực vận tải và hậu cần, chuyên về hàng hóa kiểm soát nhiệt độ và giao hàng đúng hạn. Công ty xử lý hàng chục nghìn tài liệu mỗi tháng, bao gồm hơn 25.000 báo cáo hành trình. Việc quản lý giấy tờ thủ công trước đây gây tốn kém, mất thời gian và dễ thất lạc thông tin.
Để cải thiện, công ty đã chuyển đổi số quy trình quản lý tài liệu, cho phép báo cáo được số hóa và lưu trữ tập trung để tra cứu dễ dàng. Nhờ đó, công ty tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng tốc truy xuất thông tin, rút ngắn quy trình hành chính và nâng cao tuân thủ quy định. Trường hợp của Meyer Logistik chứng minh lợi ích của số hóa trong logistics, nâng cao hiệu quả và tạo nền tảng cho tự động hóa tương lai.
Công ty Meyer Logistik đã áp dụng thành công số hoá quy trình
6. Kết luận
Số hóa quy trình không phải là điều gì quá xa lạ. Nó đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, quản lý hoạt động hiệu quả và có thể ứng phó với mọi biến động, là bước quan trọng để doanh nghiệp tiến đến việc chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên, việc xác định phương pháp và lộ trình số hóa quy trình một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí vẫn đang là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm tại: BecaWork – Quản lý, vận hành doanh nghiệp thông minh
Liên hệ tư vấn
Bạn đang tìm hiểu các giải pháp thông minh cho doanh nghiệp?
Liên hệ với VNTT ngay hôm nay để được Demo và tư vấn triển khai miễn phí!
——————————–
Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)
– Địa chỉ: Số 2, Đường Tiên Phong 3, Phường Hoà Phú, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222
– Email: dvkh@vntt.com.vn
– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT
– Zalo OA: https://zalo.me/edatacentervntt
