Trong thời kỳ chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, việc ứng dụng các phần mềm điện tử cho văn phòng trở thành một xu hướng thiết yếu. Những công cụ này không chỉ giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc mà còn cải thiện đáng kể quy trình hoạt động của tổ chức.
Vậy đâu là những phần mềm văn phòng điện tử phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay, và lựa chọn nào thực sự phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Các tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử phù hợp
Để chọn được phần mềm văn phòng điện tử hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc một số yếu tố quan trọng sau:
- Tính năng cần thiết: Hỗ trợ email, lưu trữ đám mây, chia sẻ tài liệu, giao việc, quản lý lịch làm việc,…
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ thao tác cho cả người không rành công nghệ.
- Tích hợp tốt: Kết nối mượt mà với phần mềm quản lý khách hàng (CRM), nhân sự (HRM), kế toán,…
- Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn dữ liệu và quyền riêng tư.
- Chi phí hợp lý: Phù hợp với ngân sách và có các gói linh hoạt.
- Hỗ trợ nhanh chóng: Có đội ngũ tư vấn, xử lý sự cố kịp thời.
- Phù hợp với doanh nghiệp Việt: Tùy chỉnh được theo quy trình và văn hóa làm việc trong nước.
Tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần văn phòng điện tử mềm điện tử
II. BecaWork – Giải pháp Văn phòng điện tử tối ưu cho đô thị và khu công nghiệp thông minh
BecaWork là phần mềm văn phòng điện tử được phát triển bởi VNTT, dành riêng cho các tổ chức, doanh nghiệp trong khu công nghiệp và đô thị thông minh. Với khả năng số hóa toàn diện quy trình nội bộ và kết nối hệ sinh thái thông minh BECA, BecaWork đang là lựa chọn hàng đầu trong hành trình chuyển đổi số thực chất và bền vững.
Văn phòng điện tử BecaWork
2.1 Thiết kế chuyên biệt cho hệ sinh thái đô thị – khu công nghiệp thông minh
BecaWork không chỉ là một phần mềm eOffice thông thường, mà là nền tảng điều phối công việc, văn bản và giao tiếp nội bộ được tối ưu cho các đơn vị hoạt động trong hệ sinh thái thông minh – nơi mọi tác vụ cần được xử lý nhanh, minh bạch và có tính liên kết cao.
2.2 Số hóa văn bản và quy trình theo chuẩn hành chính Việt Nam
Toàn bộ luồng văn bản đến – văn bản đi, trình ký, lưu trữ, phân luồng xử lý đều được triển khai theo đúng chuẩn hành chính số, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng tra cứu, truy xuất bất cứ lúc nào. Hỗ trợ chữ ký số, đóng dấu số theo chuẩn pháp lý.
2.3 Luồng phê duyệt linh hoạt, thông minh
Các biểu mẫu như đề xuất mua hàng, nghỉ phép, tạm ứng, thanh toán… có thể tùy biến không giới hạn, xây dựng workflow nhiều bước, phân quyền duyệt theo phòng ban, cấp bậc. Tự động nhắc hạn, cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
2.4 Thân thiện – dễ dùng – hỗ trợ tối đa
Giao diện hiện đại, thuần Việt, thiết kế tối ưu cho cả desktop và mobile. Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu từ VNTT luôn đồng hành để đảm bảo doanh nghiệp triển khai nhanh, hiệu quả và an toàn.
2.5 Tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại – sẵn sàng chuyển đổi số
Không chỉ là công cụ hành chính, BecaWork là nền tảng gắn kết nhân sự – vận hành thông minh – quản lý dữ liệu tập trung, giúp các doanh nghiệp trong đô thị và khu công nghiệp phát triển bền vững, minh bạch, không giấy tờ.
III. Các phần mềm văn phòng điện tử khác tại thị trường Việt Nam
3.1 Tổng quan về Google Workspace (Google Suite cũ)
Google Workspace là bộ công cụ làm việc trực tuyến dành cho doanh nghiệp do Google phát triển, trước đây được gọi là G Suite. Đây là một giải pháp eOffice nền tảng đám mây, cho phép người dùng làm việc từ xa, cộng tác trực tuyến và quản lý tài liệu, email, lịch làm việc… một cách đồng bộ, mọi lúc – mọi nơi.
Google Workspace (G Suite)
Ưu điểm:
Tính năng mạnh mẽ, đầy đủ:
- Email doanh nghiệp theo tên miền riêng (Gmail Business).
- Quản lý văn bản, bảng tính, trình chiếu với Google Docs, Sheets, Slides.
- Lưu trữ đám mây (Google Drive), chia sẻ tài liệu theo quyền.
- Lên lịch họp, hội nghị video qua Google Calendar và Google Meet.
- Cộng tác thời gian thực cực kỳ hiệu quả (nhiều người cùng chỉnh sửa 1 tài liệu).
- Có hệ thống quản trị người dùng, phân quyền và bảo mật rõ ràng. rõ ràng.
Trải nghiệm người dùng tuyệt vời:
- Giao diện quen thuộc, mượt mà, tối ưu cho cả máy tính và thiết bị di động.
- Tốc độ nhanh, độ ổn định cao$
Dễ triển khai – không cần hạ tầng IT phức tạp:
- Hoàn toàn nền tảng cloud, không cần cài đặt máy chủ.
- Cập nhật liên tục và tự động từ Google.
Tương thích với các phần mềm khác:
- Hỗ trợ tích hợp với hàng trăm phần mềm qua Google Workspace Marketplace (Slack, Zoom, Trello, Zoho…).
Nhược điểm:
Thiếu workflow nội bộ nâng cao:
- Không có hệ thống quy trình phê duyệt công văn, xử lý văn bản dạng hành chính như các phần mềm eOffice nội địa (CoDX, VNPT eOffice, v.v.).
- Không phù hợp nếu tổ chức cần luồng xử lý văn bản theo mô hình Nhà nước (vb đến/vb đi, ký số…).
Phụ thuộc vào kết nối Internet:
- Dù có chế độ làm việc ngoại tuyến, nhưng để khai thác đầy đủ sức mạnh thì cần mạng ổn định.
Chi phí theo người dùng/tháng:
- Tính phí trên từng tài khoản (từ ~$6 đến $18/user/tháng). Nếu tổ chức đông người nhưng không dùng hết tính năng thì khá tốn kém.
Không phải giải pháp “thuần Việt”:
- Không có hỗ trợ chữ ký số, văn bản hành chính theo quy định ISO 9001:2008 như một số nền tảng eOffice nội địa.
3.2 Tổng quan MISA AMIS eOffice là gì?
MISA AMIS eOffice là phần mềm quản lý văn phòng điện tử thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp AMIS. Nó giúp doanh nghiệp số hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng như quản lý văn bản, công văn, điều hành công việc, đơn từ, lịch họp, và hỗ trợ giao tiếp nội bộ.
Phần mềm MISA AMIS eOffice
Ưu điểm:
Tích hợp sẵn trong hệ sinh thái AMIS của MISA:
- Kết nối tốt với các phần mềm khác như AMIS Kế toán, AMIS Nhân sự, AMIS Bán hàng…
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng hệ thống ERP mini.
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ văn phòng cơ bản:
- Quản lý văn bản đến/đi, giao việc, theo dõi tiến độ.
- Phê duyệt đơn từ (xin nghỉ, công tác, thanh toán…).
- Tổ chức lịch làm việc, thông báo nội bộ, quản lý tài liệu.
Thân thiện với người dùng Việt Nam:
- Giao diện tiếng Việt hoàn toàn, dễ làm quen với nhân viên văn phòng.
- Có nhiều mẫu form, văn bản hành chính theo tiêu chuẩn phổ biến.
Tích hợp chữ ký số, tuân thủ quy trình hành chính nội bộ:
- Hỗ trợ ký duyệt văn bản điện tử, phù hợp với quy trình nội bộ của doanh nghiệp hoặc tổ chức Nhà nước.
Chi phí hợp lý, có gói cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Mức giá theo số lượng người dùng và nhu cầu tính năng.
Nhược điểm:
Thiếu tính năng cộng tác nâng cao:
- Không có chat nội bộ, video call, hoặc chia sẻ tài liệu kiểu “collaboration” như Google Docs hay Microsoft Teams.
Workflow phê duyệt ở mức cơ bản:
- Có các bước phê duyệt chuẩn, nhưng khó tùy chỉnh nếu doanh nghiệp có quy trình phức tạp hoặc phân luồng xử lý riêng.
Giao diện truyền thống:
- Dù dễ dùng nhưng thiết kế giao diện chưa hiện đại hoặc trực quan bằng các nền tảng mới hơn như Viindoo hoặc CoDX.
Không có app mobile độc lập cho eOffice:
- Một số chức năng hành chính có thể truy cập qua app AMIS chung, nhưng trải nghiệm trên mobile chưa tối ưu như FastWork hay CoDX.
3.3 Tổng Quan về Microsoft 365 E-Office
Microsoft 365 (trước đây gọi là Office 365) là hệ sinh thái văn phòng điện tử toàn diện trên nền tảng đám mây, cung cấp đầy đủ công cụ làm việc cá nhân, cộng tác nhóm, lưu trữ và bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.
Khi triển khai đúng cách, Microsoft 365 có thể đóng vai trò như một eOffice mạnh mẽ – xử lý công văn, quản lý công việc, tài liệu, quy trình và truyền thông nội bộ một cách tập trung và đồng bộ.
Phần mềm Microsoft 365 E-Office
Ưu điểm:
Hệ sinh thái ứng dụng cực kỳ mạnh mẽ:
- Word, Excel, PowerPoint bản online và desktop.
- Outlook: email doanh nghiệp với tên miền riêng.
- OneDrive: lưu trữ đám mây 1TB/người dùng.
- Teams: hội họp, chat, cộng tác thời gian thực.
- SharePoint: tạo site nội bộ, chia sẻ tài liệu theo bộ phận.
Khả năng cộng tác cao cấp:
- Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa đồng thời 1 tài liệu.
- Có lịch chia sẻ, họp online, kênh thảo luận, nhắc việc qua Microsoft Teams.
- Tích hợp Planner, To Do, và Power Automate để giao – theo dõi – tự động hóa công việc.
Bảo mật và quản lý người dùng mạnh mẽ:
- Quản trị tập trung, phân quyền theo vai trò.
- Tính năng bảo vệ thông tin, mã hóa, phát hiện rò rỉ dữ liệu (DLP).
- Phù hợp với doanh nghiệp cần tuân thủ chính sách bảo mật nghiêm ngặt.
Tương thích tốt với hệ điều hành và phần mềm khác:
- Hoạt động trơn tru trên Windows, macOS, iOS, Android.
- Kết nối được với nhiều công cụ khác: CRM, ERP, Power BI..
Nhược điểm:
Không có quy trình xử lý công văn – văn bản hành chính nội địa:
- Không hỗ trợ chuẩn văn bản đi/đến, không có chức năng chữ ký số như các eOffice Việt Nam (VNPT, CoDX…).
- Không phù hợp nếu doanh nghiệp hoạt động theo mô hình hành chính công.
Chi phí cao hơn các giải pháp Việt:
- Gói phổ biến cho doanh nghiệp từ $6 – $22/user/tháng.
- Có thể tốn kém nếu doanh nghiệp đông nhân viên nhưng không dùng hết tính năng.
Cần thời gian làm quen nếu chưa từng sử dụng hệ sinh thái Microsoft:
- Nhiều công cụ tích hợp với nhau, dễ bị “ngợp” nếu không được đào tạo.
- Người quen Google hoặc phần mềm truyền thống có thể mất thời gian chuyển đổi.
3.4 Tổng quan Base Office
Base Office là nền tảng số hóa quy trình hành chính – văn phòng trong doanh nghiệp, giúp quản lý văn bản, biểu mẫu nội bộ, phê duyệt, truyền thông nội bộ, lưu trữ tài liệu… Nằm trong hệ sinh thái Base.vn nên có thể tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác như quản trị nhân sự, công việc, OKRs, tài chính.
Văn phòng điện tử Wework của Base.vn
Ưu điểm:
Xây dựng luồng phê duyệt linh hoạt – không cần code:
- Tạo quy trình phê duyệt nhiều bước (biểu mẫu xin nghỉ phép, tạm ứng, mua sắm…) bằng công cụ kéo – thả.
- Phù hợp với mọi loại biểu mẫu, từ hành chính đến nghiệp vụ.
Giao diện thân thiện, hiện đại:
- Dễ dùng với người không rành công nghệ.
- Hỗ trợ dùng tốt cả trên web và thiết bị di động.
Quản lý tài liệu và truyền thông nội bộ hiệu quả:
- Có hệ thống quản lý tài liệu theo phân quyền, chia sẻ nội bộ nhanh chóng.
- Có mô-đun truyền thông giúp gửi thông báo, tin tức, văn hóa nội bộ.
Tích hợp sâu với các module khác của Base:
- Giao việc (Base Wework), quản lý nhân sự (Base HRM), KPI, OKRs, đề xuất tài chính…
- Tạo nên một hệ sinh thái “all-in-one” cho quản trị doanh nghiệp.
Triển khai nhanh – hỗ trợ tốt từ đội ngũ Base:
- Đội ngũ hỗ trợ setup quy trình, đào tạo nhân sự sử dụng.
- Phù hợp với doanh nghiệp không có phòng IT.
Nhược điểm:
Không chuyên sâu vào quản lý văn bản hành chính nhà nước:
- Không có chuẩn văn bản đến – đi, không hỗ trợ chữ ký số theo mô hình cơ quan hành chính công.
- Không phù hợp với cơ quan nhà nước hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp.
Chi phí tăng theo số người và số ứng dụng:
- Base tính phí theo số user * số app (ứng dụng), nên nếu dùng nhiều mô-đun sẽ tốn kém hơn giải pháp trọn gói.
- Với doanh nghiệp đông người, chi phí có thể cao nếu không tối ưu lựa chọn gói.
Tính năng báo cáo chưa thật sự mạnh:
- Các báo cáo quản trị tổng hợp hoặc báo cáo tùy chỉnh còn cần cải tiến.
- Doanh nghiệp cần xuất dữ liệu về Excel để xử lý chuyên sâu.
IV. Kết luận
Việc xác định phần mềm văn phòng điện tử lý tưởng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu sử dụng, quy mô hoạt động và khả năng tài chính của từng công ty. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp văn phòng điện tử hiện đại, sự cân bằng tốt về cả chức năng, chi phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tận tình,dễ dàng sử dụng và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp trong nước, thì BecaWork chắc chắn là một lựa chọn rất đáng để xem xét.
Tìm hiểu thêm tại: Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích và lý do doanh nghiệp nên áp dụng ngay từ bây giờ
Liên hệ tư vấn
Bạn đang tìm hiểu các giải pháp thông minh cho doanh nghiệp?
Liên hệ với VNTT ngay hôm nay để được Demo và tư vấn triển khai miễn phí!
——————————–
Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)
– Địa chỉ: Số 2, Đường Tiên Phong 3, Phường Hoà Phú, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222
– Email: dvkh@vntt.com.vn
– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT
– Zalo OA: https://zalo.me/edatacentervntt
