Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đang chịu sức ép không nhỏ trong việc nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu chi phí và duy trì tính cạnh tranh. Một trong những giải pháp hiệu quả là ứng dụng phần mềm quản lý công việc chuyên biệt. Trong số đó, BecaWork nổi bật với khả năng triển khai nhanh chóng, thân thiện với người dùng và đặc biệt phù hợp với quy mô SME.
Vậy làm sao để doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai BecaWork một cách bài bản, tiết kiệm thời gian mà vẫn đạt hiệu quả cao? Cùng khám phá quy trình triển khai dưới đây.
1. BecaWork là gì và vì sao phù hợp với SME?
BecaWork là nền tảng văn phòng điện tử hiện đại, giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý công việc, tài liệu, giao tiếp và điều phối dự án trong nội bộ doanh nghiệp. Nhờ giao diện trực quan, tính năng đa dạng và khả năng tùy chỉnh cao, BecaWork đã và đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn chuyển đổi số một cách tinh gọn. Trong đó phải kể đến những tính năng:
- Quy trình: Quản lý, số hóa các quy trình
- Lịch: Quản lý sự kiện, lịch tài nguyên
- Thư viện: Tổ chức và lưu trữ tài liệu
- Danh bạ: Quản lý danh bạ trực tuyến
- Hộp thư: Nhận và gửi thư, tích hợp email
- Công việc: Quản lý dự án và công việc
- Công văn: Lưu trữ và phân phối văn bản
- Mạng xã hội: Kênh thông tin truyền thông nội bộ trực tuyến
- Chat: Tích hợp tất cả các kênh trao đổi công việc vào một hệ thống
- Tài sản: Quản lý, số hóa các danh mục tài sản
- Báo cáo: Xây dựng báo cáo
- Kho ứng dụng: Quản lý các mini – app
Các tính năng vượt trội khi triển khai BecaWork (nguồn: VNTT)
2. Quy trình triển khai BecaWork cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.1 Giai đoạn 1: Khảo sát nhu cầu và lập kế hoạch
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ các vấn đề đang gặp phải trong công tác quản lý như: trễ deadline, rối quy trình, thiếu minh bạch thông tin… Từ đó, nhóm triển khai sẽ khảo sát cụ thể, phỏng vấn người dùng thực tế và đưa ra giải pháp cấu hình BecaWork phù hợp.
Lập kế hoạch triển khai gồm các bước: phân công người phụ trách, xác định phòng ban áp dụng thử nghiệm, chuẩn bị dữ liệu (danh bạ, quy trình mẫu), và dự trù chi phí triển khai.
2.2 Giai đoạn 2: Cấu hình và thử nghiệm hệ thống
Đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành:
- Cài đặt hệ thống trên nền tảng cloud hoặc máy chủ nội bộ
- Tạo tài khoản người dùng, phân quyền truy cập theo vị trí công việc
- Thiết lập quy trình xử lý công việc, phê duyệt, lưu trữ văn bản
- Tùy chỉnh dashboard, nhắc việc, phân công nhiệm vụ theo sơ đồ tổ chức
Sau đó, hệ thống sẽ được thử nghiệm nội bộ để đảm bảo mọi chức năng vận hành trơn tru trước khi triển khai toàn bộ.
2.3 Giai đoạn 3: Đào tạo và triển khai chính thức
- Tổ chức các buổi hướng dẫn trực tiếp hoặc online giúp nhân viên nắm vững cách sử dụng BecaWork
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn, video minh họa thao tác
- Mở giai đoạn dùng thử 1-2 tuần, ghi nhận phản hồi và xử lý các khó khăn thực tế
Sau thời gian thử nghiệm, BecaWork sẽ được đưa vào vận hành chính thức trên toàn doanh nghiệp.
2.4 Giai đoạn 4: Duy trì và mở rộng
- Đội ngũ IT hoặc đối tác triển khai sẽ thường xuyên bảo trì, cập nhật tính năng mới
- Theo dõi hiệu suất làm việc qua báo cáo tự động của hệ thống
- Thu thập phản hồi định kỳ để cải tiến quy trình, bổ sung các module quản lý nâng cao như KPI, tài sản, công văn…
Quy trình triển khai văn phòng điện tử BecaWork
3. Lợi ích của BecaWork đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Tối ưu quy trình vận hành: Giảm thời gian họp hành, chuyển giao công việc nhờ tự động hóa và minh bạch hóa thông tin.
- Quản lý từ xa dễ dàng: Theo dõi tiến độ công việc, trao đổi tài liệu, giao nhiệm vụ… mọi lúc mọi nơi.
- Tiết kiệm chi phí nhân sự: Hạn chế trùng lặp công việc, cắt giảm thời gian xử lý thủ công.
- Phù hợp với mọi doanh nghiệp: Không cần hạ tầng phức tạp, dễ triển khai và sử dụng nhanh chóng.
Không chỉ là giải pháp phù hợp trên lý thuyết, BecaWork đã và đang được triển khai thực tế tại nhiều doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam. CTCP Đầu tư và Phát triển Điện Becamex – VSIP (BV Power JSC), đã áp dụng BecaWork để số hóa quy trình quản lý công việc và tài liệu nội bộ. Nhờ đó, họ đã giảm đáng kể khối lượng giấy tờ, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý các yêu cầu hành chính giữa các phòng ban.
Trong lĩnh vực y tế và giáo dục, BecaWork cũng cho thấy hiệu quả. Trường Ngô Thời Nhiệm và Bệnh viện Mỹ Phước đang sử dụng nền tảng này. BecaWork giúp điều phối nhịp nhàng hoạt động giảng dạy và trao đổi thông tin. Quản lý công văn điện tử cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh doanh nghiệp vừa và nhỏ phải liên tục thích nghi với chuyển đổi số, việc lựa chọn một nền tảng quản lý công việc hiệu quả và linh hoạt là yếu tố then chốt để tăng trưởng bền vững. Với khả năng triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện và bộ tính năng được thiết kế riêng cho quy mô SME, BecaWork không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình nội bộ mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài.
Tìm hiểu thêm tại: BecaWork – Quản lý, vận hành doanh nghiệp thông minh
Liên hệ ngay hôm nay!
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý khu công nghiệp và đô thị thông minh toàn diện?
Liên hệ với VNTT ngay hôm nay để được Demo và tư vấn triển khai miễn phí!
——————————–
Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)
– Địa chỉ: Số 2, Đường Tiên Phong 3, Phường Hoà Phú, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222
– Email: dvkh@vntt.com.vn
– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT
– Zalo OA: https://zalo.me/edatacentervntt
