Trong bối cảnh doanh nghiệp phải thích nghi nhanh với tốc độ vận hành số, việc quản lý công việc và dự án nội bộ hiệu quả đã trở thành yếu tố sống còn. Một nhiệm vụ chậm deadline, một dự án thiếu phối hợp – có thể kéo lùi cả tập thể.
BecaWork – giải pháp văn phòng điện tử toàn diện từ VNTT, không chỉ đơn giản là phần mềm quản lý, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá từng dòng chảy công việc, xây dựng văn hóa chủ động và nâng cao năng suất đội ngũ.
1. Vì sao doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý công việc thông minh?
Theo thống kê của PMI (Project Management Institute), chỉ có 23% nhà quản lý dự án sử dụng bất kỳ loại phần mềm quản lý dự án nào. Kết quả là, 54% các tổ chức không có khả năng theo dõi KPI theo thời gian thực. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp rất cần một nền tảng công nghệ hợp nhất để kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn, tránh rơi vào vòng xoáy trì trệ, lãng phí và đánh mất cơ hội phát triển.
Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp:
- Giao việc bằng email rời rạc, khó kiểm soát.
- Trễ deadline nhưng không ai phát hiện kịp thời.
- Thiếu báo cáo tiến độ, lãnh đạo không nắm được toàn cảnh dự án.
- Mất thời gian họp hành, trao đổi chồng chéo.
2. BecaWork – Giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện
Văn phòng điện tử BecaWork ra đời để giải quyết toàn diện bài toán quản lý công việc trong doanh nghiệp hiện đại:
- Giao việc rõ ràng, minh bạch.
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
- Tự động nhắc nhở deadline.
- Báo cáo hiệu suất chi tiết, chính xác.
- Đồng bộ tài liệu, lịch họp, công văn trên một nền tảng duy nhất.
3. 5 khía cạnh quản lý toàn diện với BecaWork
3.1 Quản lý dự án và công việc tập trung
BecaWork cho phép quản lý tập trung tất cả dự án trên một giao diện trực quan:
- Quản lý tất cả các dự án trên một giao diện
- Quản lý các hạng mục dự án
- Quản lý các công việc con trong mỗi hạng mục,
- Quản lý sự liên kết móc nối các đầu công việc,
- Quản lý deadline thực hiện
- Quản lý người thực hiện công việc
Phân chia dự án khoa học giúp theo dõi tiến độ dễ dàng trên BecaWork (nguồn: VNTT)
Người quản lý dự án và các thành viên trong dự án quản lý các nhiệm vụ của họ bằng nhiều giao diện như:
- Danh sách công việc
- Bảng kanban, gantt chart hoặc lịch nhằm đề cao tính trực quan và dễ theo dõi
BecaWork – Giao diện tổng quan giúp quản lý công việc hiệu quả (nguồn: VNTT)
3.2 Quản lý thời gian và kiểm soát deadline
BecaWork tự động hóa giúp đội ngũ dễ dàng nhận diện mức độ ưu tiên và xử lý công việc nhanh chóng hơn, ngay cả trong những dự án có quy mô lớn và nhiều đầu việc.
- Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện
- Theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ
- Dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang xử lý, Hoàn thành.. cũng như phần trăm tiến độ để nắm bắt chi tiết, thường xuyên theo dõi tiến độ công việc
Quản lý thời gian và deadline hiệu quả với tính năng nhắc nhở từ BecaWork. (nguồn: VNTT)
3.3 Quản lý chất lượng công việc
BecaWork hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ luồng công việc và chất lượng thực hiện tại từng công việc con cũng như từng hạng mục dự án, chủ động phát hiện và xử lý vấn đề.
Luồng công việc rõ ràng, phân công minh bạch trên hệ thống BecaWork. (nguồn: VNTT)
3.4 Quản lý tài nguyên hiệu quả
Toàn bộ các tài nguyên như lịch xe, nhân sự, tài liệu, trang thiết bị,… đều có thể đưa vào trên cùng một hệ thống tập trung BecaWork để có thể dễ dàng quản lý theo dõi. Nhờ chức năng phân quyền truy cập chi tiết, mỗi thành viên chỉ tiếp cận đúng dữ liệu cần thiết cho công việc, đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối.
Việc quản lý tài nguyên chặt chẽ giúp tối ưu hóa chi phí, hạn chế rủi ro thất thoát và đảm bảo sự phối hợp trơn tru giữa các phòng ban trong suốt quá trình triển khai dự án.
Theo dõi lịch xe ngay trên BecaWork (nguồn: VNTT)
3.5 Kết nối liền mạch các hoạt động nội bộ
Với BecaWork, các module quản lý tài liệu, lịch họp, phê duyệt đề xuất và công văn được tích hợp chặt chẽ, tạo thành một hệ sinh thái vận hành khép kín, đồng bộ hóa trên một nền tảng.
Mỗi công việc, mỗi dự án đều liên kết mượt mà với những hoạt động hỗ trợ liên quan, giúp giảm thiểu thao tác thủ công, loại bỏ sai sót do nhập liệu rời rạc và tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân sự.
4. Dẫn chứng thực tế từ các doanh nghiệp lớn
BecaWork đã được triển khai tại nhiều tổ chức lớn như BV Power, Trường tư thục Ngô Thời Nhiệm, Bệnh viện Đa khoa Mỹ Phước, TDC… và mang lại những kết quả ấn tượng:
- Tăng 30% hiệu suất xử lý công việc chỉ sau 3 tháng (BV Power).
- Giảm 40% thời gian họp nội bộ nhờ cập nhật tiến độ tự động (Bệnh viện Đa khoa Mỹ Phước).
- Tăng tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn lên đến 92% (TDC).
- Thúc đẩy sự chủ động và tinh thần trách nhiệm trong toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Kết Luận
Quản lý công việc và dự án không chỉ cần công cụ, mà cần một hệ thống thông minh, đồng bộ, dễ sử dụng và đầy cảm hứng cho đội ngũ. BecaWork chính là sự lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành, gia tăng năng suất và đột phá mạnh mẽ.
Tìm hiểu thêm tại: BecaWork – Quản lý, vận hành doanh nghiệp thông minh
Liên hệ ngay hôm nay!
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý khu công nghiệp và đô thị thông minh toàn diện?
Liên hệ với VNTT ngay hôm nay để được Demo và tư vấn triển khai miễn phí!
——————————–
Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)
– Địa chỉ: Số 2, Đường Tiên Phong 3, Phường Hoà Phú, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222
– Email: dvkh@vntt.com.vn
– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT
– Zalo OA: https://zalo.me/edatacentervntt
