Mỗi ngày, doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực khi hồ sơ giấy tờ dày đặc và quy trình phê duyệt kéo dài, cơ hội dần tuột khỏi tay. Sự chậm trễ, nguy cơ thất lạc và sai sót trong quy trình đang cản trở sự phát triển.
Vì thế nên chuyển đổi số và tự động hóa quy trình không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang lại phương thức vận hành mới: nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. BecaWork là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa và kết nối quy trình, tự động hóa công việc và tích hợp chữ ký số, giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi cơ hội dễ dàng hơn.
Vậy BecaWork đang giúp doanh nghiệp số hóa biểu mẫu và rút ngắn quy trình phê duyệt như thế nào? Câu trả lời sẽ có trong phần nội dung dưới đây.
I. Becawork giúp số hóa quy trình/biểu mẫu và quản lý quy trình phê duyệt như thế nào?
1.1 Dễ dàng số hóa mọi quy trình/biểu mẫu trong doanh nghiệp
Với BecaWork, việc tạo lập các biểu mẫu điện tử chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Hệ thống cung cấp giao diện trực quan, cho phép bạn kéo-thả các trường dữ liệu, thiết lập quyền truy cập cho từng biểu mẫu và cá nhân hóa mẫu theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
Đặc biệt, tích hợp chữ ký số giúp các biểu mẫu không chỉ nhanh chóng được phê duyệt mà còn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật cao trong mọi giao dịch nội bộ.
Số hoá biểu mẫu và quy trình ( Nguồn: VNTT)
1.2 Chuẩn hóa và kết nối các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp tại một nơi duy nhất
Dễ dàng thiết lập số hoá mọi biểu mẫu ( Nguồn: VNTT)
Thay vì quản lý quy trình rời rạc, BecaWork cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn hóa nhanh chóng, đồng bộ toàn bộ hồ sơ trình ký, phê duyệt từ các bộ phận khác nhau trên một hệ thống duy nhất.
- Tự động luân chuyển công việc giữa các phòng ban.
- Đo lường kết quả phê duyệt theo thời gian thực.
- Dễ dàng theo dõi trạng thái từng bước trong quy trình.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ vận hành mượt mà hơn mà còn có khả năng điều chỉnh, tối ưu quy trình khi cần thiết.
1.3 Tự động hóa các quy trình, công việc
Một trong những điểm mạnh vượt trội của BecaWork là khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt và công việc:
- Khi một biểu mẫu được khởi tạo, hệ thống sẽ tự động phân công nhiệm vụ cho đúng người, đúng bộ phận theo sơ đồ quy trình đã dựng sẵn.
- Loại bỏ thao tác thủ công, giảm thiểu độ trễ và sai sót.
- Tiết kiệm thời gian đáng kể cho các bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán,..
II. Các tính năng hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc trên BecaWork
Không chỉ dừng lại ở việc số hóa đơn thuần, BecaWork còn tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, từ quản trị công việc đến truyền tải văn hóa nội bộ
2.1 Quản trị công việc hiệu quả
Công việc được phân công theo từng giai đoạn ( Nguồn: VNTT)
- Giao việc, phân công theo phòng ban, vị trí cá nhân rõ ràng dựa trên cấu trúc tổ chức, đảm bảo mỗi cá nhân, phòng ban nắm rõ trách nhiệm của mình, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
- Theo dõi tiến độ bằng biểu đồ trực quan, bảng Kanban : giúp theo dõi trạng thái các nhiệm vụ theo thời gian thực, đánh giá năng lực làm việc, phát hiện điểm nghẽn hay chậm tiến độ ngay lập tức.
- Quản lý các danh mục công việc theo nhiều góc nhìn ( dự án , phòng ban, trạng thái , hỗ trợ người quản lý ra quyết định nhanh).
2.2 Quản lý lịch biểu thông minh
Quản lý lịch biểu thông minh ( Nguồn: VNTT )
- Hệ thống cho phép người dùng đặt lịch, theo dõi các cuộc họp, sự kiện nội bộ, lịch nghỉ phép, qua đó tối ưu hóa việc phân bổ thời gian và tài nguyên.
- Thông báo nhắc nhở lịch họp, lịch công tác, lịch nghỉ phép, sự kiện quan trọng, đảm bảo nhân viên luôn nắm rõ lịch trình, nâng cao hiệu quả .
- Đặt lịch và sử dụng tài nguyên nội bộ (phòng họp, xe, máy chiếu…) thuận tiện, giảm thiểu xung đột và mất thời gian tìm kiếm.
2.3 Công văn điện tử
Quản lý công văn điện tử ( Nguồn: VNTT )
- Quản lý công văn đến, công văn đi theo quy chuẩn hành chính
- Tìm kiếm, lưu trữ công văn nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tiếp nhận, thực hiện chỉ đạo từ cấp trên ngay trên hệ thống đem lại tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.
2.4 Mạng xã hội nội bộ
Xây dựng mạng nội bộ, thành viên dễ dàng trao đổi, nắm bắt thông tin ( Nguồn: VNTT )
- Mạng xã hội nội bộ cho phép nhân viên trao đổi nhanh chóng qua bài viết, bình luận, tương tác trực tiếp
- Truyền tải giá trị văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân viên thông qua các hoạt động vinh danh, chào đón thành viên mới
2.5 Lưu trữ tài liệu và chia sẻ dễ dàng qua thư viện
Thư viện BecaWork (VNTT)
- Cung cấp khả năng tạo và lưu giữ tài liệu doanh nghiệp trực tuyến
- Tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu
2.6 Quản trị cấu hình tập trung
Cấu hình được sắp xếp dễ nhìn , dễ tiếp cận ( Nguồn: VNTT)
- Hỗ trợ thiết lập cấu hình cho tất cả các phân hệ
- Quản lý tài khoản, đơn vị và phân quyền cho nhóm
- Tích hợp những công cụ để tạo ra các biểu mẫu và quy trình động.
2.7 Kho ứng dụng:
Kho ứng dụng của BecaWork (VNTT)
- Tích hợp các công cụ mạnh mẽ để xây dựng các ứng dụng vừa và nhỏ , không cần viết mã.
- Cho phép tích hợp các API kết nối các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
- Chia sẻ từng dòng dữ liệu cho các thành viên trong doanh nghiệp.
- Có thể tuỳ biến thành một hệ thống lưu trữ kho dữ liệu trong doanh nghiệp, tránh tình trạng dự liệu bị phân tán
2.8. Quản lý tài sản
Phân hệ Quản lý tài sản ( Nguồn: VNTT)
- Quản lý tập trung tất cả tài sản và thông tin thiết bị, bao gồm lịch sử bảo trì và nhà thầu.
- Số hóa quy trình bảo trì: bảo trì phòng ngừa, lập kế hoạch định kỳ, kiểm tra thiết bị, gửi yêu cầu bảo trì.
- Số hóa các công việc liên quan đến bảo trì: quản lý kho phụ tùng, mua sắm vật tư, và ngân sách bảo trì.
- Tích hợp quản lý tài sản và thiết bị bằng bản đồ.
2.9 Báo cáo
Xây dựng báo cáo phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp ( Nguồn: VNTT )
- Xây dựng báo cáo tập trung
- Tạo các báo cáo thống kê từ dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống
- Xây dựng nhiều loại biểu đồ từ các số liệu thống kê
- Tích hợp thu thập dữ liệu từ khác hệ thống khác ( kế toán, nhân sự ,…) để phân tích , báo cáo số liệu .
2.10 Quản lý danh bạ trực tuyến
Danh mục quản lý danh bạ trực tuyến (Nguồn: VNTT)
Dễ dàng tra cứu, truy suất thông tin nhân viên trong công ty
2.11 Danh mục chat
Danh mục chat trên BecaWork (nguồn: VNTT)
Tích hợp tất cả các kênh trao đổi công việc vào một hệ thống
- Trò chuyện nhóm
- Trò chuyện cá nhân
- Thảo luận theo các đầu mục, công việc dự án
- Thảo luận theo các biểu mẫu trình ký
- Tích hợp các kênh trao đổi công việc vào một hệ thống thay vì sử dụng nhiều hệ thống
III. Kết luận
Việc số hóa biểu mẫu và quy trình phê duyệt không còn là xu hướng nữa, mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghiệp 4.0. BecaWork đã chứng minh khả năng giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách toàn diện, dễ dàng, nhanh chóng và an toàn. Lựa chọn BecaWork chính là quyết định đúng đắn để nâng cao năng lực vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và phát triển bền vững trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn.
Tìm hiểu thêm tại: Làm sao để quản lý công việc & dự án hiệu quả với BecaWork?
Liên hệ ngay hôm nay!
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý khu công nghiệp và đô thị thông minh toàn diện?
Liên hệ với VNTT ngay hôm nay để được Demo và tư vấn triển khai miễn phí!
——————————–
Công ty CP Công nghệ & Truyền thông Việt Nam (VNTT)
– Địa chỉ: Số 2, Đường Tiên Phong 3, Phường Hoà Phú, TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương
– Hotline: 1800 9400 – 0274 222 0222
– Email: dvkh@vntt.com.vn
– Facebook: https://facebook.com/eDatacenterVNTT
– Zalo OA: https://zalo.me/edatacentervntt
